JENIS-JENIS ARSIP

 kuy kita pelajari berbagai jenis arsip, sebagai seorang pelajar tentunyaa perlu untuk kita mengetahui bebagai jenis arsip apalagi bagi kalian yang sedang menempuh pendidikan di sekolah menengah kejuruan(SMK) yang mengambil jurusan Adminisrasi Perkantoran tapi tidak ada salahnya juga jika kalian hanya ingin tahu saja yaaa untuk menambah pengalaman... yuk kita bahas satu-satu jenis arsip:)

 

1.  Jenis arsip berdasarkan masalahnya

·                Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.

·                Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.

·                Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

·                Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.

·                Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

2.  Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

·  arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll

·  arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

·                Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).

·                Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4.  Jenis arsip berdasarkan fungsinya

• arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
• arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

5.   Jenis arsip berdasarkan sifatnya

• Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
• Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
• Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
• Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
• Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

6.         Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a. Nilai guna primer yaitu :  Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi: 

Ø  Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

Ø  Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Ø  Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Ø  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. 

b. Nilai guna sekunder yaitu : 

             Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø  Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø  Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.  

7.            Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:

1.  arsip asli,

2.  arsip tembusan,

3.  arsip salinan, dan

4.  arsip petikan.

sekarang kalian sudah tahu kan tentang berbagai jenis arsip?nah semoga artikel ini bisa bermanfaat yaa untuk kalian yang ingin menambah wawasan:) 

berikut video menata arsip: